Kontrol Faaliyetleri Standartları
Standart: 7. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
KFS:7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Stratejik Planlar
Risk Yönetimi
KFS:7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.
Stratejik Planlar
KFS:7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
Taşınır Kayıt Yetkilisi
KFS:7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.
Ön Mali Kontrol Yönergesi
Standart: 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi
KFS:8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
Mali İşler
KFS:8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
Ön Mali Kontrol Yönergesi
KFS:8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Sistemi
Standart: 9. Görevler Ayrılığı
KFS:9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
Fakültemizde faaliyet ve mali karar süreçlerinde onay, uygulama, kayıt ve kontrol görevleri ayrıştırılarak farklı personellere verilmiştir. Bu görev dağılımı yazılı olarak belirlenmiş ve personele duyurulmuştur.
Görev Tanımları
KFS:9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
Fakültemizde personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlar bulunmaktadır. Bu durumlarda yöneticiler risklerin farkında olup, ek kontrol önlemleri geliştirmiş ve uygulamaya koymuştur. Alınan önlemler düzenli olarak izlenmekte ve raporlanmaktadır.
Kısmi Zamanlı Öğrenci Başvuru İşlemleri Yazısı
Standart: 10. Hiyerarşik Kontroller
KFS:10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.
Fakültemiz yöneticileri, yazılı prosedürlerin etkili ve kesintisiz uygulanmasını sağlamak amacıyla düzenli kontrol faaliyetleri gerçekleştirmekte, uygulama sonuçlarını izlemekte ve gerektiğinde iyileştirme tedbirleri almaktadır.
Kalite Toplantıları
KFS:10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.
Fakültemiz yöneticileri, personelin iş ve işlemlerini düzenli olarak izlemekte, gerekli onayları vermekte ve tespit edilen hata veya usulsüzlüklerin giderilmesi için zamanında talimatlar oluşturmaktadır.
Standart: 11. Faaliyetlerin Sürekliliği
KFS:11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
Fakültemizde personel yetersizliği, görev değişiklikleri, bilgi sistemi geçişleri, mevzuat değişiklikleri ve olağanüstü durumlar gibi faaliyet sürekliliğini etkileyen risklere karşı önleyici tedbirler planlanmakta ve uygulanmaktadır. Bu kapsamda süreklilik planları hazırlanmış, sorumluluklar belirlenmiş ve düzenli olarak güncellenmektedir.
Vekalet ile Görevlendirme Örneği
KFS:11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.
Fakültemizde, personel yokluğunda faaliyetlerin aksamasını önlemek amacıyla usulüne uygun vekil personel görevlendirilmekte, bu görevlendirmeler yazılı olarak belgelendirilmekte ve personele duyurulmaktadır.
Vekalet ile Görevlendirme Örneği
KFS:11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Fakültemizde görevinden ayrılan personelin, yürüttüğü iş ve işlemlerle ilgili durum raporu hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele teslim etmesi yöneticiler tarafından takip edilmekte ve sağlanmaktadır.
Görevden Ayrılan Personel İçin Alınan Kurul Kararı Örneği
Standart: 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri
KFS:12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Fakültemizde bilgi sistemlerinin sürekliliği ve güvenilirliğini sağlamak üzere yazılı kontrol prosedürleri hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Bu kontroller düzenli olarak gözden geçirilmekte ve ilgili personele duyurulmaktadır.
KFS:12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
Fakültemizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişine ilişkin yetkilendirmeler yapılmıştır.
Web Sorumlusu
KFS:12.3. İdareler bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
Fakültemiz bilişim yönetimini etkin şekilde sağlamak amacıyla gerekli organizasyonel yapıyı kurmuş, sorumlulukları tanımlamış ve bilişim süreçlerini düzenleyen mekanizmalar geliştirmiştir. Bu mekanizmalar düzenli olarak gözden geçirilmekte ve güncellenmektedir.
Program Tasarım ve Güncelleme Komisyonu
